„Digitales Archiv Nord“ – Das Kooperationsprojekt der norddeutschen Länder voranbringen

Donnerstag, 08.05.2014

Informationstechnologien haben sich im Lauf der letzten Jahrzehnte in allen gesellschaftlichen Bereichen durchgesetzt. Auch in Verwaltung und Justiz der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) werden in wachsendem Maße Aufzeichnungen digital erstellt, empfangen und gespeichert. Mit der elektronischen Umlaufmappe HIM-Workflow und der elektronischen Aktenverwaltung ELDORADO werden in vielen Hamburgischen Behörden Geschäftsgänge elektronisch abgebildet. Daneben unterstützen zahlreiche Fachverfahren die Bearbeitung von Verwaltungsabläufen. Diejenigen Aufzeichnungen, die unter §3 des Hamburgischen Transparenzgesetzes (HmbTG) fallen, werden zudem künftig in elektronischer Form den Bürgerinnen und Bürgern in dem zu errichtenden Informationsregister zugänglich gemacht.

Digitale Aufzeichnungen unterliegen den Bestimmungen des Hamburgischen Archivgesetzes (HmbArchG) und sind eine hoheitliche Aufgabe. Behörden, Gerichte und sonstige Stellen der FHH sind dazu verpflichtet, dem Staatsarchiv Hamburg neben den papierbasierten auch ihre digitalen Aufzeichnungen anzubieten, sofern deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Das Staatsarchiv muss diese Aufzeichnungen auf ihre Archivwürdigkeit hin bewerten und ggf. übernehmen, erschließen, dauerhaft verwahren und zur Nutzung bereitstellen.

Die dauerhafte Bewahrung digitaler Aufzeichnungen stellt die Archivwelt vor neue Herausforderungen. Gerade Informationen, die künftig für die Sozial-, Technik-, oder Geschichtsforschung von Bedeutung sein könnten, sind teilweise jetzt schon nicht mehr vorhanden, beziehungsweise unlesbar. Die Lesbarkeit und Interpretierbarkeit digitaler Aufzeichnungen wird zum einen dadurch gefährdet, dass Hard- und Software kurze Lebenszyklen durchlaufen, die rasch zu einem Veralten von IT-Infrastrukturen, Datenformaten und Speichermedien führen. Zum anderen sind digitale Speichermedien häufig anfällig für Informationsverluste aufgrund von Beschädigungen.

Wenn jetzt nicht zügig gehandelt wird, wird Hamburgs Geschichte im „Digital Dark Age“ versinken. Das „Digital Dark Age“ betrifft die gesamte Gesellschaft und jegliche Art von Institutionen. Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäuser können nicht mehr auf Patientendaten zugreifen, die sie vor einigen Jahren abgelegt haben. Behörden können nicht mehr auf Kundendaten zugreifen, weil die Daten in einem Format gespeichert wurden, das nicht mehr geläufig ist. Kulturinstitutionen wie Galerien oder Museen sind nicht mehr in der Lage digitale Kunstwerke zu zeigen oder zu erhalten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, planen das Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg, das Staatsarchiv Bremen, das Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern, das Niedersächsische Landesarchiv und das Landesarchiv Schleswig-Holstein derzeit den Aufbau und Betrieb eines gemeinsamen Digitalen Archivs Nord (DAN). Die Kooperationspartner werden dazu nicht nur auf konzeptioneller Ebene eng zusammenarbeiten und sich dabei an nationalen und internationalen Standards orientieren, sondern auch im Sinne des „Shared-Services“-Gedanken einen gemeinsamen IT-Dienstleister mit dem Betrieb des elektronischen Magazins beauftragen. Darüber hinaus tritt das DAN als Entwicklungspartner dem DIMAG-Verbund bei. DIMAG (= Digitales Magazin) ist ein modulares System zur Archivierung verschiedenster Formen digitaler Aufzeichnungen, das zwischen 2006 und 2009 vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt wurde. Seit 2010 besteht eine Kooperation mit dem Hessischen Landesarchiv, der sich 2012 die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns als weiterer Entwicklungspartner angeschlossen hat. Im Rahmen der Entwicklungspartnerschaft werden alle Partner an der fachlichen Weiterentwicklung von DIMAG beteiligt. Das DAN wird im DIMAG-Lenkungskreis mit einer Stimme vertreten sein. Mit Aufnahme des Regelbetriebs zum 1. Januar 2016 werden die fünf Kooperationspartner des DAN über eine leistungsfähige Infrastruktur zur medienbruchfreien, revisionssicheren und dauerhaften Archivierung digitaler Aufzeichnungen verfügen.

Durch den Länderverbund können erhebliche Einspareffekte gegenüber einem allein von Hamburg getragenen digitalen Archiv erzielt werden. Eine von den Landesarchiven in Auftrag gegebene Untersuchung geht von einer Kostenreduktion um 20 Prozent aus, die allerdings nur realisiert werden kann, wenn zeitnah eine Entscheidung für die Beteiligung am DAN getroffen wird.

Außerdem liegt es nahe, dass die bis Oktober 2014 zu implementierende Veröffentlichung elektronischer Aufzeichnungen im Informationsregister für das hamburgische digitale Archivgut zu Verfahrenserleichterungen führen wird. Dem Ziel, behördliches Handeln transparent zu machen, alle rechtlich und historisch relevanten Informationen zu erhalten und unersetzliches Kulturgut dauerhaft zu bewahren, wird deshalb nur ein Vorgehen gerecht, das den Lebenszyklus von Aufzeichnungen ganzheitlich betrachtet und die Pflichten sowohl aus dem HmbTG, als auch dem HmbArchG erfüllt. So bleibt gewährleistet, dass die Bürgerinnen und Bürger erleichterten Zugang zu Informationen der Verwaltung erhalten und zugleich, dass auch künftige Generationen Erkenntnisse über die Lebensgrundlagen der Gesellschaft, die Rechte natürlicher und juristischer Personen oder die Geschichte des Gemeinwesens und seiner Menschen gewinnen können.

 

Die Bürgerschaft möge beschließen:

Der Senat wird ersucht,

1. die Möglichkeit des Aufbaus und Betriebs eines gemeinsamen Digitalen Archivs Nord (DAN) zu prüfen und den zur Erfüllung der gesetzlichen Veröffentlichungspflicht nach dem HmbTG ebenfalls notwendigen Betrieb des Informationsregisters im Haushaltsplanentwurf 2015/2016 sicherzustellen;

2. der Bürgerschaft bis zum 31.10.2014 über den Stand der Kooperation des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg, des Staatsarchivs Bremen, des Landesarchivs Mecklenburg- Vorpommern, des Niedersächsischen Landesarchivs und des Landesarchivs Schleswig-Holstein untereinander und mit dem DiMag-Verbund zu berichten.